Effektivt arbete med daglig uppdatering av SVF-data i bild- och funktionsmedicin

Behov av bättre data för att kunna effektivisera arbetet

Bild- och funktionsmedicin är en central och ofta tidskritisk del av cancervården. I många standardiserade vårdförlopp är bilddiagnostik avgörande för diagnos, stadieindelning och val av behandling. Vid verksamhetsområdet Bild och funktion vid Skånes universitetssjukhus identifierades ett tydligt gap mellan verkligheten i verksamheten och den bild som ges i nationell och regional uppföljning. Många av de mått som används för att följa väntetider bygger på historiska parametrar och manuella uppskattningar, snarare än på data från verksamhetens egna system. Det har gjort det svårare att styra arbetet, driva förbättringar och tydligt visa var i vårdkedjan förseningar uppstår samt försvårat för jämförelser mellan olika enheter, både regionalt och nationellt.

Metod och genomförande

Projektet genomfördes under drygt sex månader och byggde på ett nära samarbete med en extern partner. I stället för att köpa ett färdigt system valde verksamheten att utveckla lösningen från grunden tillsammans med leverantören. Arbetet inleddes med dialoger inom verksamheten för att identifiera relevanta mätpunkter, följt av gemensamma avstämningar och verifiering av att siffrorna stämde i varje steg.

Under hela processen har en kontinuerlig förankring skett lokalt, regionalt och nationellt för att samla in synpunkter och skapa samsyn kring metod och innehåll.

Möjlighet att enkelt följa SVF med realtidsdata

Målet har varit att skapa en mer träffsäker och verksamhetsnära uppföljning av bild- och funktionsmedicinens roll i cancervårdens flöden, med särskilt fokus på standardiserade vårdförlopp. Ambitionen har varit att utveckla ett digitalt verktyg med en dashboard som dagligen kan följa ledtider inom varje enskilt SVF-förlopp. Inom Bild-- och funktionsmedicin omfattar detta totalt 28 förlopp. Tanken har inte varit att införa mer administration, utan att använda data som redan finns för att skapa bättre beslutsunderlag och en tydligare lägesbild.

Kärnan i lösningen är att hämta strukturerade data automatiskt direkt från bild- och funktionsmedicinens informationssystem, där hela processen från remiss till svar redan är dokumenterad. Uppgifterna sammanställs och presenteras utan att medarbetare behöver registrera något manuellt eller arbeta i parallella system. Eftersom data uppdateras varje natt, har verksamheten alltid tillgång till aktuella siffror. När ledtider börjar förlängas blir det möjligt att snabbt ställa om flöden och justera arbetssätt. På så sätt minskar risken att köer byggs upp, vilket annars lätt kan ske när uppföljning sker mer sällan.

Lösningen är dessutom fristående från journalsystemens användargränssnitt, vilket gör den mindre känslig vid framtida systembyten.

Vad systemet gör möjligt att följa

Systemet följer tydliga mätpunkter som motsvarar aktiviteter i processen. Det handlar om tiden från att en undersökning läses in tills den prioriteras, från prioritering till genomförd undersökning, från avslutad undersökning till färdigt svar samt ledtiden för hela förloppet. Genom att följa dessa steg blir det möjligt att se var i processen en eventuell fördröjning uppstår. Eftersom man samtidigt kan se hur många patienter som för tillfället väntar på olika röntgenundersökningar inom alla 28 SVF, blir prioriteringsarbetet enklare.

Mätpunkterna är stabila och väldefinierade, vilket gör dem användbara över tid samt minskar risken för subjektiva tolkningar. De kan också användas på flera nivåer. Uppföljningen kan göras nära verksamheten, till exempel på team- och medarbetarnivå, men siffrorna kan även aggregeras till verksamhets-, regional och nationell nivå. Detta gör systemet relevant både i det dagliga förbättringsarbetet och i mer övergripande styrning.

En viktig effekt är att förbättringsarbetet blir mer proaktivt. I stället för att i efterhand försöka förklara varför ledtider har ökat kan verksamheten tidigt upptäcka förändringar och sätta in riktade åtgärder. Det skapar bättre kontroll över flödena och gör det möjligt att arbeta förebyggande.

Skalbarhet och möjlig spridning

Eftersom uppföljningen bygger på tydliga mätpunkter kopplade till faktiska aktiviteter i processen kan modellen användas i olika delar av organisationen och på olika nivåer. Det gör den möjlig att sprida och vidareutveckla i takt med att behoven förändras.

En annan styrka är att lösningen är skalbar. Liknande RIS-system används i de flesta av landets regioner, och eftersom systemet inte kräver omfattande lokala anpassningar är det relativt enkelt att införa även på andra håll.

Framåt finns tydliga möjligheter att bredda uppföljningen. Ett naturligt nästa steg är att inkludera ledtider även för patologi och cytologi och att utveckla mätpunkter som följer processen för den enskilda patienten genom vårdkedjan. Det skulle ge en ännu mer sammanhållen bild av hela SVF-flödet.