Remisstiden kortades från 14 till tre dagar

— Med senaste uppgraderingen är det väldigt lättöverskådligt och användarvänligt. Det finns många möjligheter och egentligen inga begränsningar för vilken data du skulle kunna plocka ut, säger Anne Sjöbom, SVF-koordinator vid lungmottagningen vid Sundsvalls sjukhus.

I dagsläget använder fyra regioner i Sverige SVF-Inca. I Region Västernorrland pilottestas för närvarande registret inom ett flertal diagnoser: lungcancer, prostatacancer och gynekologisk cancer. För lungmottagningen har registret inneburit ett skarpt verktyg för verksamhetsstyrning och identifiering av flaskhalsar.

— För att hålla koll på flöden och patienter arbetade vi tidigare med Excel-ark, pärmar och stora whiteboards. Men sedan vi startade projektet registrerar vi i princip allt i SVF-Inca. Det är ett fantastiskt verktyg, vi skulle inte kunna klara oss utan SVF-Inca idag, säger Anne Sjöbom.

Remisser tas om hand direkt

Lungkliniken hade tidigare stora problem med långa remisstider. Det kunde dröja upp till 14 dagar från välgrundad misstanke om cancer till ett första besök. I dag har den tiden kortats till tre dagar.

— Med hjälp av registret kunde vi se att remisserna blev liggandes onödigt länge på kliniken. Det resulterade i att vi fick en läkare som nu är knuten enbart till SVF. Remisserna går direkt till honom och bedöms i regel samma dag som de kommer in. Vi har även teammöten två gånger i veckan då vi går igenom SVF-listan över våra patienter, vilka de är och var de befinner sig i flödet, säger Anne Sjöbom.

Hon tycker inte att arbetet med dataregistrering är särskilt tidslukande eller krångligt.

— Nej det går väldigt bra, särskilt med den senaste uppgraderingen. Vi har nu möjligheter att bland annat lägga till kommentarer för varje enskild patient. Det innebär att när det finns en kommentar syns en svart pratbubbla. Genom att hålla muspekaren över pratbubblan öppnas kommentaren och du slipper onödiga klick, säger Anne Sjöbom.

Interaktiva rapporter

Johan Ivarsson är projektledare och produktägare vid Regionalt cancercentrum väst.

Sedan SVF- Inca togs i bruk för drygt fem år sedan har det skett ett kontinuerligt förbättrings- och utvecklingsarbete i nära samverkan med professionen, menar han.

— I den senaste uppgraderingen har vi förbättrat funktionaliteten, men också prestandan. Det har blivit mer användarvänligt och datakvaliteten är högre. Men framförallt har vi byggt om och uppgraderat statistikdelen av registret. Det går snabbare att generera och ändra parametrar. Tidigare hade vi en fördröjning i laddningstiden, nu laddas data direkt, säger Johan Ivarsson.

Det är också enklare att få en överblick över de patienter som ingår i SVF och en tydlig bild av när vårdförloppen startat, vilka patienterna är och vilka förlopp de ingår i. Med den nya möjligheten att lägga till patientkommentarer på startsidan har det blivit enklare för vårdenheten att hålla sig uppdaterad om varje enskild patient.

— Vi har också lagt till samtliga målnivåer och kopplat dessa till statistikrapporterna. Det är en stor och viktig förbättring. Vi har också förbättrat möjligheten att ange varför det blir fördröjningar i vårdförloppet, vilket kan påverka planeringen. Det finns nu även en större flexibilitet och fler möjligheter att kunna välja vad man vill titta på.

Johan Ivarsson menar att många vårdenheter inte använder de möjligheter som finns i SVF-Inca, trots att det är ett lättillgängligt och användbart register.

— Det ger en konkret bild av hur det går för verksamheten och man får en djupare förståelse för det man gör. Det är ett effektivt verktyg i förbättringsarbete, vad funkar mindre bra och vad behöver man jobba mer med. För verksamhetschefer skulle det kunna vara ett ovärderligt verktyg för styrning och ledning.

Som regional processägare, lokal processledare eller utvecklingsledare har du stora möjligheter att få en utökad grafisk presentation över gällande målnivåer för att detaljerat kunna följa och utvärdera specifika ledtider, hålla koll på patienter och bättre styra verksamheten.

Väntetider i onödan

Johan Ivarsson berättar om hur gamla föreställningar och förutfattade meningar kan orsaka onödiga väntetider i vårdförloppet.

Inom ett SVF-område var vårdpersonalen så övertygade om att det fanns en flaskhals inom den patologiska verksamheten. Därför bokades patienter in på återbesök först 4 veckor efter provtagning.

— Men när vi gjorde mätningar så såg vi att det inte stämde, patologen hade färdiga provsvar inom fyra dagar. Eftersom kliniken levde efter gamla föreställningar byggde man in en fördröjning i förloppet och patienterna fick vänta flera veckor i onödan på besked.

Med digitala analysverktyg kan man enkelt göra en verklighetscheck och hålla koll på såväl verksamhetens utveckling som patienterna, menar Johan Ivarsson.

— Det höjer såväl patientsäkerheten som patientkvaliteten. Alla som ännu inte vågat släppa sina gamla verktyg som post-it-lappar och whiteboards är välkomna till oss. Vi erbjuder utbildning och stöd i hur man använder SVF-Inca, vi vill vara ett värdefullt bollplank och en samarbetspartner i frågor som rör förbättrings- och utvecklingsarbete, säger Johan Ivarsson.

Eva Nordin