Effektivt arbete med daglig uppdatering av SVF-data i bild- och funktionsmedicin
VO Bild och funktion, Skånes universitetssjukhus
Mål
- Skapa ett digitalt verktyg för att dagligen följa ledtider inom varje enskilt SVF-förlopp, vilket summeras till 28 förlopp inom vår verksamhet Bild och funktion. Se exempelbilder.
Utmaningar
- Tidigare svårigheter med automatiserade siffror har inneburit manuell hantering vilket är tidsödande, mätpunkten är en ögonblicksbild, mätpunkterna kan inte garanteras, och mänskliga faktorn. Risk för subjektivitet, då olika individer gör olika vilket försvårar jämförelse nationellt/regionalt.
Metod & aktiviteter
- Kontakt med företag för att från grunden bygga och utveckla ett helautomatiserat system tillsammans istället för att köpa in ett färdigt system som inte helt eller alltid kan utveckla de delar som vi efterfrågar.
- Diskussion gällande relevanta mätpunkter med verksamhet/profession och därefter avstämning vald samarbetspartner/leverantör.
- Verifiering av siffror i de olika mätpunkterna
- Kontinuerlig förankringsprocess lokalt/regionalt/nationellt för att inhämta synpunkter.
- Drygt 6 månaders projekttid
Resultat & effekter
- Relevanta mätpunkter som är automatiserade, vilka är realtidssiffror som uppdateras varje dygn inom de olika SVF-förloppen när det gäller Bild och funktion.
- Trend över tid, som graf, tas fram.
- Jämförelse inom olika nivåer utifrån en systematisk metod vilket kan bidra till jämlik vård
- Aggregering siffror från lokal nivå till regional till nationell nivå
- Potential att involvera ledtider för patologi och utvecklingsmöjlighet för mätpunkter för processen hos den enskilda patienten.
- SVF-vinster: faktabaserad rapport dagligen som gör att vi kan ställa om flöden direkt när vi ser förlängda tider. Innebär att vi aldrig bygger en kö vilket är risken med tex månatliga rapporter. Väl definierade ledtider eller mätpunkter underlättar. Mätpunkterna är aktiviteterna i processen. Skalning/aggregering kan ske både uppåt och nedåt vilket gör det användbart även på team/medarbetarnivå.
Mer om projektet
Ett automatiserat uppföljningssystem i Region Skåne gör det möjligt att på en dashboard dagligen följa ledtider inom 28 standardiserade vårdförlopp i bild- och funktionsmedicin. Genom tydliga mätpunkter och kontinuerligt uppdaterade data kan verksamheten snabbt anpassa flöden, förebygga köbildning och arbeta mer systematiskt med förbättringar. Projektet som startades vid Skånes universitetssjukhus fick medel för förbättringsarbete under 2025.
Behov av bättre data för att kunna effektivisera arbetet
Bild- och funktionsmedicin är en central och ofta tidskritisk del av cancervården. I många standardiserade vårdförlopp är bilddiagnostik avgörande för diagnos, stadieindelning och val av behandling. Vid verksamhetsområdet Bild och funktion vid Skånes universitetssjukhus identifierades ett tydligt gap mellan verkligheten i verksamheten och den bild som ges i nationell och regional uppföljning. Många av de mått som används för att följa väntetider bygger på historiska parametrar och manuella uppskattningar, snarare än på data från verksamhetens egna system. Det har gjort det svårare att styra arbetet, driva förbättringar och tydligt visa var i vårdkedjan förseningar uppstår samt försvårat för jämförelser mellan olika enheter, både regionalt och nationellt.
Metod och genomförande
Projektet genomfördes under drygt sex månader och byggde på ett nära samarbete med en extern partner. I stället för att köpa ett färdigt system valde verksamheten att utveckla lösningen från grunden tillsammans med leverantören. Arbetet inleddes med dialoger inom verksamheten för att identifiera relevanta mätpunkter, följt av gemensamma avstämningar och verifiering av att siffrorna stämde i varje steg.
Under hela processen har en kontinuerlig förankring skett lokalt, regionalt och nationellt för att samla in synpunkter och skapa samsyn kring metod och innehåll.
Möjlighet att enkelt följa SVF med realtidsdata
Målet har varit att skapa en mer träffsäker och verksamhetsnära uppföljning av bild- och funktionsmedicinens roll i cancervårdens flöden, med särskilt fokus på standardiserade vårdförlopp. Ambitionen har varit att utveckla ett digitalt verktyg med en dashboard som dagligen kan följa ledtider inom varje enskilt SVF-förlopp. Inom Bild-- och funktionsmedicin omfattar detta totalt 28 förlopp. Tanken har inte varit att införa mer administration, utan att använda data som redan finns för att skapa bättre beslutsunderlag och en tydligare lägesbild.
Kärnan i lösningen är att hämta strukturerade data automatiskt direkt från bild- och funktionsmedicinens informationssystem, där hela processen från remiss till svar redan är dokumenterad. Uppgifterna sammanställs och presenteras utan att medarbetare behöver registrera något manuellt eller arbeta i parallella system. Eftersom data uppdateras varje natt, har verksamheten alltid tillgång till aktuella siffror. När ledtider börjar förlängas blir det möjligt att snabbt ställa om flöden och justera arbetssätt. På så sätt minskar risken att köer byggs upp, vilket annars lätt kan ske när uppföljning sker mer sällan.
Lösningen är dessutom fristående från journalsystemens användargränssnitt, vilket gör den mindre känslig vid framtida systembyten.
Vad systemet gör möjligt att följa
Systemet följer tydliga mätpunkter som motsvarar aktiviteter i processen. Det handlar om tiden från att en undersökning läses in tills den prioriteras, från prioritering till genomförd undersökning, från avslutad undersökning till färdigt svar samt ledtiden för hela förloppet. Genom att följa dessa steg blir det möjligt att se var i processen en eventuell fördröjning uppstår. Eftersom man samtidigt kan se hur många patienter som för tillfället väntar på olika röntgenundersökningar inom alla 28 SVF, blir prioriteringsarbetet enklare.
Mätpunkterna är stabila och väldefinierade, vilket gör dem användbara över tid samt minskar risken för subjektiva tolkningar. De kan också användas på flera nivåer. Uppföljningen kan göras nära verksamheten, till exempel på team- och medarbetarnivå, men siffrorna kan även aggregeras till verksamhets-, regional och nationell nivå. Detta gör systemet relevant både i det dagliga förbättringsarbetet och i mer övergripande styrning.
En viktig effekt är att förbättringsarbetet blir mer proaktivt. I stället för att i efterhand försöka förklara varför ledtider har ökat kan verksamheten tidigt upptäcka förändringar och sätta in riktade åtgärder. Det skapar bättre kontroll över flödena och gör det möjligt att arbeta förebyggande.
Skalbarhet och möjlig spridning
Eftersom uppföljningen bygger på tydliga mätpunkter kopplade till faktiska aktiviteter i processen kan modellen användas i olika delar av organisationen och på olika nivåer. Det gör den möjlig att sprida och vidareutveckla i takt med att behoven förändras.
En annan styrka är att lösningen är skalbar. Liknande RIS-system används i de flesta av landets regioner, och eftersom systemet inte kräver omfattande lokala anpassningar är det relativt enkelt att införa även på andra håll.
Framåt finns tydliga möjligheter att bredda uppföljningen. Ett naturligt nästa steg är att inkludera ledtider även för patologi och cytologi och att utveckla mätpunkter som följer processen för den enskilda patienten genom vårdkedjan. Det skulle ge en ännu mer sammanhållen bild av hela SVF-flödet.
Innehållet är uppmärkt med följande områden
Kontaktperson:
Violeta Ellmer, VO bild och funktion, Skånes universitetssjukhus
violeta.ellmer@skane.se
