Produktionsplanering anpassar resurserna efter behoven

För ett år sedan började urologen på Skånes Universitetssjukhus (SUS) arbeta med standardiserat vårdförlopp för prostatacancer och blåscancer. Målet var bland annat att korta ledtiderna, minska dubbelarbete och skapa en väl fungerande urologisk verksamhet på SUS och i hela Region Skåne.

Det visade sig vara en stor utmaning att arbeta med två stora patientgrupper inom ett förhållandevis litet verksamhetsområde, och det krävdes en övergripande genomlysning av hela den urologiska verksamheten för att lyckas.

Statistik för att se flödet av patienter

Arbetet påbörjades med att strukturera processen för prostatacancer och därefter blåscancer. För närvarande pågår ett arbete med processen för njurcancer och allra sist ska verksamheten för benigna urologiska åkommor ses över.

– Arbetssättet har varit ungefär likadant för samtliga processer. Men om man tittar på just prostatacancer så började vi med att göra ett flödesschema över patientens väg genom vår mottagning. I den ingick också röntgen, patologi och multidisciplinär konferens, berättar Tomas Jiborn, läkare och ansvarig för processarbetet.

Veckostatistik för patientflödena under 2014 togs fram, och genom den kunde man se hur många patienter som passerade boxarna i flödesschemat varje vecka under 2014. Därefter skapades en konkret plan för antalet mottagningstider av olika karaktär som behövs varje vecka för att möta behoven.

– När vi hade detaljerad kunskap om behoven satte vi oss ner och räknade på aktuell kapacitet och jämförde den med behoven. Med denna nyvunna insikt kunde vi göra en kravspecifikation, och lyckades faktiskt öppna och bemanna en ny mottagningslinje, säger Tomas Jiborn.

Viktigt med uppföljning

Analysen av behoven är viktig men samtidigt måste man komma ihåg att den bara är en fingervisning.

– Modellen är för stunden så nära sanningen som vi kan komma. Men utan kontinuerlig uppföljning kommer modellen ganska snart att kollapsa. Det viktiga är att man kontinuerligt registrerar och utvärderar en plan jämfört med utfall. Hur planerade vi? Hur blev det? Orsaker? Åtgärd? Säger Tomas Jiborn.

Begränsade resurser

Processkoordinatorn på SUS tar hand om alla remisser för PSA- och prostatacancer. Hen bokar mottagningsbesök och har även fortlöpande kontakt med patologen och röntgen. Detta skapar överblick över aktuell väntesituation, och ger förutsättningar för att prioritera hur man ska använda tillgängliga resurser på bästa sätt utifrån aktuella behov.

– I grunden förväntas vi göra mer än vad vi faktiskt kan. Vi verkar i en värld med begränsade resurser, och vår uppgift är att använda våra tillgångar på ett sätt som bäst motsvarar behoven, säger Tomas Jiborn.

Han berättar att undanträngningseffekten blir väldigt tydlig just här. Produktionsplanering löser inte det problemet, men det är ett bra verktyg för att beskriva de behov och den kapacitet som finns.

– Modellen hjälper oss även att beskriva behoven hos de patienter som vi faktiskt inte har kapacitet att ta hand om, vilket är viktig kunskap i arbetet med att finna lösningar och samarbetspartners utanför SUS, säger Tomas Jiborn.

Fakta

Arbetsgång prostatacancer

Detaljerad beskrivning av hela processen (flödesschema)
Inflödet av remisser och besöksstatistik uppdelat på veckor för alla delar av flödesschemat
Konkret plan för logistiken i hela processen
Beskrivning av aktuell kapacitet
Bemanningsunderlag och schema som möter behoven
Kravspecifikation för resurstillskott (lokaler/utrustning, kontaktsjuksköterskor, koordinator, röntgen, patologi, operationsutrymme)
Uppföljning