Koordinatorer fördubblade Diagnostikens kapacitet

Bilddiagnostik används i 28 av 30 standardiserade vårdförlopp. Och i alla dem ska undersökningen genomföras inom några dagar. För att ens ha en chans att klara det behövde all onödig tid kapas. På ett år lyckades Diagnostik Skånevård SUND fördubbla antalet SVF-relaterade undersökningar.

– Utan vår nya koordinatorsfunktion hade det inte varit möjligt att genomföra så många undersökningar som vi gör idag, säger Karin Fristedt, röntgenläkare och verksamhetschef vid Diagnostik Skånevård SUND.

Tillsammans med läkarchefen och röntgenläkaren Anders Navntoft initierade hon det arbete som gör att enheten nu kan hålla ledtiderna för bilddiagnostik i princip för samtliga standardiserade vårdförlopp (SVF). Karin insåg redan då beslutet om att införa SVF kom att diagnostiken skulle påverkas rejält.

Ville inte ha vilda västern

– Jag och Anders konstaterade att vi skulle bli inblandade i nästan alla förlopp. Vi insåg att det var lika bra att sätta upp en mall för hur vi skulle göra. Så att det inte bara skulle bli vilda västern, säger Karin Fristedt. Ett team av sjuksköterskor gör en röntgenundersökning på en patient. En annan åtgärd var att inrätta en koordinatorsfunktion. Den bemannas av röntgensjuksköterskan Monica Nilsson samt undersköterskorna Annelie Andersson, Camilla Olofsson och Mia Andersson. De har alla lång erfarenhet av verksamheten och utgör tillsammans ett team som är nyckeln till den fördubblade undersökningskapaciteten.

– Det är tack vare att Monica byggt upp vårt arbete på ett så bra sätt. Hon har skapat flöden som anger vilken undersökning som ska bokas till vilket förlopp och vilka tider och skapat listor med koder och telefonnummer vi behöver för att nå koordinatorerna ute i verksamheterna. Det fungerar väldigt smidigt och bra, säger Annelie Andersson.

Flöden, SVF Diagnostik Skanevard SUND (excel)

De fyra i teamet har lagt sina scheman så att koordinatorsfunktionen ständigt kan vara bemannad. Och de är överens om att den nya funktionen gjort arbetsvardagen både roligare och mer meningsfull.

– Vi har fått lära oss mycket nytt och är mycket bättre insatta i varje förlopp nu, säger Mia.

Lathundar och standardisering

För att förenkla för de röntgenläkare som avgör hur undersökningen ska utföras har Diagnostik Skånevård SUND tagit fram en sammanfattning av definitionen av välgrundad misstanke för respektive vårdförlopp och en beskrivning av vilken bilddiagnostik som är aktuell inom vilka ledtider.

Välgrundad misstanke SVF, Diagnostik Skånevård (pdf, nytt fönster)

– Det är svårt för läkarna att hålla stenkoll på allt. För att slippa slå i vårdprogrammet hela tiden har vi angett kriterierna för välgrundad misstanke och när vi ska få remisser till oss, säger Camilla Olofsson.

För att standardisera röntgenförloppet inom varje SVF samlades röntgenläkarna för ett gemensamt ställningstagande.

– Vi satt ner med varje förlopp och gjorde ett fyrkantigt ”det här gäller-dokument”. Det är inte alltid helt lätt att läsa ut ledtiderna i de övergripande dokumenten, så det behövdes, säger Anders Navntoft.

Telefonkontakt kortar ledtiderna

De första fem standardiserade vårdförloppen infördes 2015. Tidigare lästes inkommande remisser in av en sekreterare eller undersköterska. En läkare tittade därefter på remissen för att avgöra vilken sorts undersökning som skulle göras och inom vilken tid. Sedan tog bokningsfunktionen över och slutligen skickades ett brev.

Karin Fristedt, Diagnostik Skånevård Sund – Jag tror att undersökningen sällan kunde genomföras ens inom två veckor efter remissens ankomst, säger Karin Fristedt (bilden).

Sedan i början av 2016 är det istället Monica Nilsson som tar emot remissen och bokar aktuell undersökning.

– Råder oklarheter rådfrågar jag en röntgenläkare hos oss. Och ofta tar jag kontakt med inremitterande läkare för ett förtydligande, berättar Monica Nilsson.

Hon understryker att flödet håller en hög hastighet delvis för att koordinatorerna som kontaktar röntgen har blivit mycket kunniga och att personalkontinuiteten är hög.

Tack vare att Diagnostik Skånevård SUND valt att ha fasta SVF-tider i schemat, som inte är låsta till specifika flöden, finns utrymme att boka med kort varsel och hantera variationer i remissinflödet.

– Det är en av anledningarna till att vi kunnat öka kapaciteten på det sätt vi gjort, säger Karin Fristedt. Eftersom inflödet av remisser är så olika för varje vecka låser vi oss för mycket om vi bestämmer att kolorektalcancer röntgas en speciell dag till exempel.

– Något vi lärt oss med tiden är att fylla de små sjukhusen med planerade undersökningar först eftersom akutflöde av patienter är mer intensivt på de större sjukhusen i Skåne.