Granskning av journaler ska öka kvaliteten i SVF-statistiken

Björn Ohlsson, medicinsk chef på RCC Syd ansvarar för kvalitetsarbetet i södra sjukvårdsregionen:

- Signedata används främst för uppföljning av SVF på nationell nivå men även regionalt, så det är viktigt att informationen håller kvalitet eftersom det handlar om att förloppen ska kunna jämföras över hela landet. Men data i Signe är svår att kvalitetsgranska, eftersom det saknas personnummer i databasen. Personnummer finns ju däremot i regionernas egna uppföljningssystem vilket ger möjlighet att gå tillbaka till journalen och kontrollera om data ser avvikande ut. Om man ska granska inmatningarna ordentligt måste vi alltså gå till regionernas egna system, och det är det vi gör i det här projektet.

SVF tjock- och ändtarmscancer i Region Skåne först ut

RCC Syd har erbjudit samtliga fyra regioner i södra sjukvårdsregionen att undersöka hur väl journaltexter och KVÅ-koder stämmer överens. Region Skåne har bland annat önskat en granskning av SVF för tjock- och ändtarmscancer vid de fyra sjukhus där kolorektalcancerkirurgi bedrivs. Målet för granskningen har alltså varit att studera överensstämmelsen mellan journaltext och KVÅ-koder med tillhörande datum, och inte att validera den vidare datahanteringen.

Jeanette Ceberg, forskningssjuksköterska med lång erfarenhet av journalgranskningsarbete, anlitades för projektet och har jämfört KVÅ-koder och datum i datauttaget för SVF med noteringarna i journalen. De avvikelser hon hittat har registrerats och stämts av med ansvarig läkare på respektive klinik. Resultatet av granskningen har även sammanställts i en rapport för varje sjukhus, och möten med berörd personal har bokats in. Möten är också ett tillfälle att sprida goda exempel mellan de olika sjukhusen.  

- Alla möten har inte kunnat göras än, men möten som har gjorts har uppskattats och medfört en bra dialog som bidragit till att höja datakvalitén framöver. Det har ibland funnits lite olika inställning till SVF i sig, men jag uppfattar att alla har ställt sig positiva till att få ta del av resultaten från journalgranskningarna.

Tolkningsfel och otydligt underlag

I projektet har man funnit enstaka systematiska fel som berott på hur man tolkat kodningsvägledningen lokalt, och detta har korrigerats på lokal nivå och lyfts nationellt för förtydligande. Ett sådant exempel är att ett sjukhus inkluderat alla akuta operationer i SVF, vilket inte ska göras. I beskrivningen av SVF för tjock- och ändtarmscancer är det underförstått utifrån beskrivningen av förloppet att akut resekerade patienter inte ska ingå, men det har alltså varit för otydligt. Här borde ett förtydligande göras i de nationella riktlinjerna.

Även inmatningsfel har hittats, de har varit få, men kan ha gett upphov till stora avvikelser. Mätpunkten ”Start av behandling” är väldefinierad och där hittades få avvikelser. Flest avvikelser fanns för avslut av SVF utan start av behandling, och här tror Björn Ohlsson att de som kodar skulle ha hjälp av tydligare diktat.

- Sekreterare och koordinatorer som kodar gör ett väldigt bra arbete, men deras arbete skulle underlättas av tydligare diktat från läkarna. Det skulle också ge förbättrad datakvalitet. Vi hoppas att rapporten sätter ljus på just detta och att kodarnas underlag blir tydligare framöver.

Även huvud-halscancerprocessen granskas

I dagsläget har Jeanette Ceberg avslutat genomgången av huvud-halscancer för Skånes universitetssjukhus och en rapport är just nu under skrivande. I detta projekt har Jeanette  upptäckt fler problem för klinikerna att tolka riktlinjerna för inrapportering vilket skulle kunna medföra svårigheter att jämföra data nationellt.

- Jag har fått väldigt positiv respons från SVF-koordinatorerna som anser att jag har lyckats peka på de svårigheter de själva tycker att de har i sitt arbete med att tolka data. Som jag ser det så gör koordinatorerna ett fantastiskt arbete och ofta ett stort detektivarbete med att tolka journaltext vilket hade varit så mycket lättare och sparat väldigt mycket tid om det fanns en fastställd rutin på kliniken angående vad som ska dikteras in i journalen vid de olika mätpunkterna för det standardiserade förloppet. I stället får de i många fall sitta och läsa mellan raderna i journalen för att hämta rätt information och ibland kan det vara väldigt mycket journaltext att läsa igenom. Om de dessutom har kodningsriktlinjer som inte är helt distinkta blir arbetet än mer tidskrävande.

Slutsatser och förbättringsmöjligheter

Valideringsarbetets mål är att sätta ljus på problemen så att man komma fram till lösningar på alla nivåer - nationell, regional och lokal. En regional slutsats av RCC Syds arbete i Skåne är att man på kliniknivå borde arbeta mer med sin process för att minimera den tid SVF-koordinatorn behöver lägga på datatolkning. På så sätt skulle man få mer tid till att kunna ägna sig åt annat, såsom remisshantering och koordinering av undersökningar. Det skulle även frigöra tid som kan användas till att registrera SVF-förloppet på ett mer effektivt sätt och kunna kontinuerligt kvalitetssäkra inrapporterad data. Detta skulle i sin tur innebära att fördröjningar i rapporteringen kan undvikas och det blir därmed lättare att få data som går att jämföra nationellt.  På nationell nivå kan kodningsriktlinjerna i enstaka fall göras tydligare, och det finns en välfungerande nationell struktur för att lyfta sådan frågor. Björn Ohlsson avslutar:

- De standardiserade vårdförloppen infördes för att cancervården skulle vara jämlik över landet. Att både patienter och sjukhus skulle veta vad som gäller vid olika utredningar och se till att processen från misstanke till start av behandling är effektiv. Självfallet kan vi inte utvärdera vårdförloppen om vi inte har bra data. Det är viktigt att vi får koll på var bristerna finns, om det finns några, så att vi vet hur vi ska förbättra mätningen.