Ansvarsområden inom kvalitetsregister

En centralt personuppgiftsansvarig myndighet (CPUA) är en myndighet inom hälso- och sjukvården som ansvarar för den centrala behandlingen av personuppgifter i ett kvalitetsregister.

Det centrala personuppgiftsansvarig för kvalitetsregistret inom cancerområdet fördelas på sex olika myndigheter, en i varje sjukvårdsregion. RCC stödjer CPUA-myndigheterna i att fullgöra sitt personuppgiftsansvar men RCCs uppdrag och mandat från CPUA och utformningen av samarbetet dem emellan kan variera mellan sjukvårdsregionerna.

Registerhållarens uppdrag utgår från den myndighet som är CPUA för registret. Uppdrag och mandat bör dokumenteras skriftligt. Registerhållaren:

• leder registerstyrgruppen och driver arbetet kring registret
• ansvarar för att delegera uppgifter inom styrgruppen, till exempel
  forskningsansvar
• tecknar årligen samarbetsöverenskommelse med stödjande RCC
• är kontaktperson mot RCC i samverkan, SKR, Socialstyrelsen, SCB och andra myndigheter
• ansvarar för att ansöka om finansiellt stöd från SKR samt för att lämna de
  redovisningar som SKR efterfrågar, till exempel kvartalsredovisningar och
  verksamhetsberättelse
• bistår CPUA-myndigheten vid behandling av ansökningar om datauttag enligt myndighetens gällande rutiner och delegationsordning.

Registerstyrgruppen är en expertgrupp med representation från alla sjukvårdsregioner. De regionala styrgruppsrepresentanterna har, tillsammans med RCC, ett lokalt, regionalt och sjukvårdsregionalt förankringsansvar och ska verka för att registerdata används som stöd för uppföljning och utveckling av klinisk verksamhet och forskning. Registerstyrgruppen:

• ska besitta bred kompetens och vara förankrad i professionella föreningar samt, om möjligt, ha en patient- och närståenderepresentant
• ansvarar för att koppla registrets utveckling och kvalitetsindikatorer mot
  nationella vårdprogram, standardiserade vårdförlopp (SVF), regionala
  patientprocesser och nivåstrukturering
• ansvarar för att utveckla och förbättra registret. Registrets utvecklingsplan,
  årshjul och ansvarsfördelning av uppgifter tas fram i samarbete med stödjande RCC
• ansvarar för innehållet i registrets olika styrdokument, vilket bland annat innebär kontinuerlig översyn av registrets manual, formulär och variabelinnehåll
• ansvarar för återrapportering av data från registret till klinisk verksamhet.
  Återrapporteringen kan ske genom till exempel interaktiva rapporter på
  cancercentrum.se, årsrapport, Vården i siffror och andra lösningar för löpande redovisning av kvalitetsindikatorer.

Det nationella stödteamet är en multiprofessionellt sammansatt grupp som tillsammans ska besitta kompetens och kunskap inom följande områden:

• statistisk
• registerkunskap, kvalitetsregister
• registerkunskap, cancerregistret
• administration
• medicinsk terminologi
• hälso- och sjukvårdsverksamhet, till exempel vårdprocesser, diagnostik- och
  remitteringsvägar
• nationella systemet för kunskapsstyrning
• RCCs arbetsprocesser för nationella vårdprogram och standardiserade
  vårdförlopp
• INCAs funktionalitet, möjligheter och begränsningar
• kravfångst, beställning och test.

Varje område kan bevakas av en eller flera stödteamsmedlemmar och de enskilda stödteamsmedlemmarna kan bevaka ett eller flera områden. Varje RCC bestämmer hur stödteamet bemannas.

En av det nationella stödteamets medlemmar ska utses att ha samordnande ansvar för att driva teamets arbete framåt.

Övergripande uppdrag

Det nationella stödteamet arbetar i enlighet med ’Checklista för nationella stödteam’ vilket bland annat innebär att

• samarbeta med registrets styrgrupp via registerhållare eller annan, av
  registerstyrgruppen, utsedd person eller arbetsgrupp
• stödja registrets utveckling och verka för dess koppling mot nationella
  vårdprogram, SVF, individuell patientöversikt, min vårdplan, regional
  patientprocessutveckling och nivåstrukturering
• leverera i enlighet med samarbetsöverenskommelse mellan RCC och registret
• ansvara för nationell samordning av arbetet med registret gentemot regionala
  stödteam inom RCC
• ha kontinuerlig dialog med andra nationella stödteam och representanter från
  RCCs funktionsgrupper och nationella arbetsgrupper för att snabbt kunna
  tillämpa resurseffektiviserande funktionalitet och/eller arbetssätt i registret
• upprätthålla aktuell information om ansvarsfördelning inom stödteamet i
  ’Checklista för nationella stödteam’.

Nedan listas exempel på de nationella stödteamens ansvar inom områdena Administration, Registerutveckling och Statistik och analys.

Administration

De administrativa arbetsuppgifter som åligger det nationella stödteamet är bland annat att

• ge administrativt stöd, till exempel vid ansökan och rapportering till SKR
• ansvara för dokumentation av registrets funktionalitet, uppbyggnad, variabler
  och historik
• dokumentera samarbetet med registerstyrgruppen i årlig aktivitets- och tidsplan
  med tydlig ansvarsfördelning mellan registerstyrgrupp och stödteam.
  Registerstyrgruppen ansvarar för att informera om önskade/planerade
  aktiviteter.
• stödja och följa upp dialogen mellan register och vårdprogram samt mellan
  register och SVF, det är dock registerstyrgruppen som ansvarar för att registrets
  innehåll motsvarar SVF/vårdprogrammets intentioner
• följa upp tidsåtgång i relation till samarbetsöverenskommelse mellan RCC och
  register
• samordna regionala registeradministratörers arbete inom registret, förmedla
  registerspecifik information och fånga behov
• skapa förutsättningar för och tillse att de regionala registeradministratörerna har
  tillräcklig kunskap om kvalitetsregistret för att själva kunna utbilda nya
  inrapportörer och genomföra regionala utbildningar
• ansvara för att registerdokumentation så som manualer och inklusionskriterier
  finns. Registerstyrgrupp har ämnesansvar för innehållet i dessa styrdokument
• tillse att registerinformation (inklusive komplett registerdokumentation) och
  nationella kontaktuppgifter på cancercentrum.se är aktuella
• säkra att utdatarapporter publiceras och att information om interaktiva rapporter
  och/eller årsrapport kommuniceras som nyhet på cancercentrum.se
• bistå CPUA-myndigheten vid bedömning och verkställande av ansökningar om
  datauttag enligt myndighetens gällande rutiner och delegationsordning
• fånga in önskemål från registerstyrgrupp och regionala stödteam rörande
  registerutveckling och återkoppling av data från registret.

Registerutveckling

Det nationella stödteamet arbetar med registrets utveckling genom bland annat att

• ansvara för att dokumentation av registrets historik, struktur, funktionalitet och
  dataflöde finns, samt variabelspecifikation inklusive formulärlogik och inbyggda
  kontroller
• genomföra kontinuerlig översyn av registret i dialog med andra nationella
  stödteam och RCCs funktionsgrupper och nationella arbetsgrupper
• regelbundet informera registerstyrgruppen om nya nationella initiativ och
  satsningar, till exempel ny funktionalitet och nya möjligheter på INCA
• upprätta årlig utvecklingsplan för registret i dialog med registerstyrgrupp, INCAs
  IT-chef och AKI-representant
• ansvara för kravspecifikation, beställning, test, produktionssättning och
  information när register utökas eller ny funktionalitet införs, i enlighet med
  processbeskrivningen ’Utveckla informationssystem - Större förändringar’ och
  tillhörande checklista
• stödja insatser för automatisk överföring av data från vårdinformationssystem
  till kvalitetsregistret
• säkerställa att AKI informeras och beslutar om förändringar som, när de är
  genomförda och driftsatta, kan föra med sig ökad arbetsbelastning hos
  utvecklings- eller stödteam.

Statistik och analys

Det nationella stödteamet bistår registret med statistik och analys genom att

• stötta registerstyrgruppen med att säkerställa att registrets variabler är
  analyserbara samt relevanta för uppföljning och utveckling av vårdprocessen
• tillhandahålla verktyg för RCCs interna arbete med att säkerställa att registerdata
  är fullständiga och korrekta genom att skapa mallar och rapporter för bevakning,
  regelbundna kontroller av datakvalitet och redovisning av täckningsgrader
• skapa mallar, rapporter och moduler för återrapportering av data som möjliggör
  jämförelser på nationell-, region- och kliniknivå samt för lokal uppföljning och
  förbättringsarbete
• stödja lättillgänglig och användarvänlig presentation av utdata, till exempel i
  interaktiva rapporter på cancercentrum.se och överföring av information till
  Vården i siffror och andra lösningar för öppen redovisning
• regelbundet erbjuda informationsträffar om utbud av och funktionalitet i
  registerspecifika utdata såväl innanför inloggning på INCA som på
  cancercentrum.se, Vården i siffor eller andra lösningar för öppen redovisning
• kontinuerligt bevaka vilket behov olika målgrupper, till exempel profession,
  patienter och politiker, har av utdata från registret och arbeta för att behoven
  tillgodoses
• enligt CPUA myndighetens rutin, verkställa datauttag för forskning eller
  kvalitetssäkring som myndigheten beviljat
• i mån av tid ge stöd till forsknings- och valideringsprojekt om särskild
  överenskommelse om detta ingåtts.

Varje diagnosområde stödjs av sex regionala stödteam, ett på varje RCC, som har i uppdrag att

• samordna regionalt arbete i register, patientprocesser och vårdprogram
• samordna regionalt arbete med registret och förmedla information till regionala inrapportörer och andra intressenter bland annat genom att erbjuda utbildning i registrets och INCA plattformens funktionalitet
• vara första linjens support gällande registret
• ha aktuell kunskap om registrets historik, uppbyggnad och variabler
• fortlöpande inventera behov av återkoppling av registerdata och kommunicera dessa behov till nationellt stödteam
• följa aktiveter i den nationella årsplanen för registret, till exempel köra mallar för datakvalitetskontroll och regionala täckningsgrader samt genomföra bevakning och efterforskning
• om tillämpbart ta fram årsplan eller årshjul för regionala aktiviteter, till exempel dialogmöten och utbildningar, med tydlig ansvarsfördelning mellan stödteam och regionala styrgruppsrepresentanter och/eller patientprocessledare
• tillse att regional kontaktinformation på cancercentrum.se är aktuell